A iminente implementação da reforma tributária está lançando luz sobre as deficiências nos processos fiscais de empresas brasileiras. Com a entrada em vigor do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) a menos de um ano de distância, um número significativo de organizações ainda se depara com fluxos de trabalho lentos e uma dependência acentuada de atividades manuais para a gestão de suas obrigações fiscais.
Diagnóstico da Automação Fiscal: Uma Falsa Sensação de Eficiência
Uma pesquisa realizada pela V360, consultoria especializada em otimização de pagamentos a fornecedores, revela um cenário preocupante: 62,2% das empresas levam mais de 20 dias para registrar uma nota fiscal em seus sistemas, e 22,3% ultrapassam o prazo de 30 dias para concluir essa tarefa. Este dado contrasta com a percepção de 87% das companhias, que afirmam possuir um alto nível de automação fiscal. Especialistas apontam para uma "falsa automação", onde os processos podem ser digitalizados, mas ainda demandam intervenção humana substancial, mascarando ineficiências.
Gargalos Operacionais em Meio à Transformação Tributária
Apesar dos avanços tecnológicos, a transição para o novo modelo tributário promete intensificar a pressão sobre estruturas operacionais consideradas pouco eficientes. A pesquisa, que entrevistou 355 profissionais de médias e grandes empresas com alto volume operacional – 63% delas processando mais de 10 mil notas fiscais mensais –, evidencia gargalos críticos exatamente no momento em que o país se prepara para uma profunda reestruturação de seu sistema tributário.
Automação Parcial e Seus Reflexos nos Prazos
Na prática, a automação fiscal ainda é uma realidade fragmentada. Embora 61% das empresas consigam capturar notas fiscais de forma automática, apenas 49% realizam o registro dessas notas no sistema sem a necessidade de intervenção manual. Essa lacuna ocorre, em parte, devido à dependência dos sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) de integrações e validações adicionais para operarem plenamente dentro do complexo ambiente tributário brasileiro. O ERP, essencial para a gestão empresarial, funciona como o "cérebro" das operações, mas sua eficácia é comprometida quando processos secundários exigem intervenção humana.
A Perspectiva do CEO da V360
"Muitas empresas acreditam que estão automatizadas, mas ainda dependem de pessoas para validar dados e concluir processos", explica Izaias Miguel, CEO da V360. "O documento pode entrar automaticamente, mas ainda precisa de ajustes e conferências antes de seguir no sistema, gerando atrasos e retrabalho."
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Riscos Operacionais Associados à Validação Incompleta
O estudo também aponta falhas significativas na etapa de validação das notas fiscais. Apenas 48% das empresas realizam uma conferência completa, comparando itens, valores e quantidades com os pedidos de compra. Outras 44% executam checagens parciais, enquanto 8% ainda dependem de processos totalmente manuais. Esse cenário eleva os riscos de pagamentos indevidos, erros fiscais e perda de controle interno, especialmente em organizações que gerenciam um grande volume de fornecedores.
O Impacto da Reforma Tributária no Cenário Atual
A chegada do novo modelo tributário tende a exacerbar as fragilidades existentes. As empresas enfrentarão o desafio de adaptar seus sistemas para operar simultaneamente com as regras antigas e as novas, além de gerenciar tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que comporão o IVA dual. O principal obstáculo, segundo Miguel, reside não apenas na compreensão da reforma, mas na sua execução dentro de estruturas corporativas complexas e pouco integradas. "O estudo mostra fragilidades importantes nos processos de validação: menos da metade das empresas fazem uma checagem completa das notas fiscais contra pedidos de compra, enquanto o restante opera com validações parciais ou manuais. Esse cenário aumenta o risco de erro."
Fase de Testes e Obrigações Acessórias Imediatas
Em 2026, a reforma tributária entrará em uma fase de testes, com a cobrança de alíquotas simbólicas de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, que serão deduzidas dos tributos atuais. A partir de 2027, os cinco tributos sobre o consumo serão gradualmente extintos, enquanto as alíquotas de CBS e IBS aumentarão. Mesmo com alíquotas reduzidas neste período inicial, as obrigações acessórias são imediatas. As empresas precisarão destacar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e garantir a correta classificação fiscal de produtos e serviços. Recentemente, a Receita Federal suspendeu as multas por falta da discriminação dos novos tributos nas notas fiscais até quatro meses após a regulamentação da CBS e do IBS, visando mitigar impactos iniciais.
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Automação Estratégica para a Adaptação
Nesse contexto de transição e novas exigências, a automação transcende seu papel meramente operacional, tornando-se um diferencial estratégico. "Empresas mais eficientes tendem a ganhar agilidade para lidar com as mudanças, enquanto aquelas com processos fragmentados podem enfrentar mais custos, erros e dificuldades de adaptação", conclui Miguel. A reforma tributária, portanto, atua como um catalisador, forçando as empresas a revisarem e otimizarem suas infraestruturas fiscais para garantir conformidade e competitividade no novo cenário.
